Du kan bruge vores faktureringsfunktion til at oprette fakturaer direkte fra en reservation. For at gøre dette skal du først aktivere faktureringsmodulet under Indstillinger -> Økonomi -> Faktureringsmodul. Derefter kan du gå til siden med reservationsoplysninger og følge disse trin:
- Vælg “Opret faktura” under afsnittet Betaling.
- På siden Opret faktura skal du sikre dig, at fakturamodtageren er korrekt.
- Vælg hvilke betalingsbetingelser, der skal gælde. Hvis “Kontant kvittering” er valgt, kan du også angive, hvilken betalingsmetode (og tilsluttet hovedkonto) der skal anvendes, da betaling automatisk registreres, når du opretter en kvittering.
- Sørg for, at fakturasproget er korrekt. Bemærk, at når fakturaen er oprettet, bliver den altid udskrevet på dette sprog.
- Du har mulighed for at gøre reservationsoplysningerne synlige på fakturaen og kan redigere standardmeddelelsen, der vises på fakturaen som angivet i dine indstillinger for Faktueringsmodul (findes under Indstillinger -> Økonomi -> Faktueringsmodul).
- Som standard vælges alle ting, der endnu ikke eller kun delvist er faktureret, til fakturering. Du kan fravælge de rækker, du ikke ønsker at fakturere på dette tidspunkt.
- Sørg for, at alle kolonner, såsom kontokoder og skatter, er korrekte.
- Kontroller, at det grønne ikon (“fuldt faktureret”) vises for alle varer, der endnu ikke er faktureret, da reservationer ikke bør være delvist eller overfaktureret.
- Kontroller, at fakturabeløbet er korrekt. Vær opmærksom på, at tidligere registrerede betalinger som standard flyttes til og vises på fakturaen (du har mulighed for at fjerne denne post).
- Klik på “Opret faktura” eller “Opret faktura & åbn PDF”. Du kan udskrive den viste PDF, eller du kan også klikke på det oprettede faktura-id, der nu vises i betalingsafsnittet i reservationen, og bruge knappen “Udskriv faktura” øverst på siden med fakturaoplysninger til at udskrive fakturaen eller åbne en PDF . Når en faktura er udstedt, kan den ikke længere ændres. For at rette og udstede en faktura igen skal du først slette den ved at oprette en kreditfaktura og derefter gentage trinnene ovenfor.
Tidligere registrerede betalinger inkluderet i fakturaen dateres ikke særskilt. Den oprettede faktura viser altid den aktuelle udstedelsesdato og afspejles i eventuelle regnskabsrapporter.
Bemærk: Eventuelle varer, der endnu ikke er faktureret, vælges på forhånd på denne side. Ikonerne i kolonnen “Faktureret” viser, hvad fakturastatus vil være, efter du har oprettet fakturaen. Hvis det allerede fakturerede beløb for en ting ikke svarer til det beløb, der ses på reservationen, justeres antallet af varer eller prisen for det automatisk for at generere matchende beløb. Et faktura-id vil også blive nævnt, hvor en vare tidligere er blevet faktureret.
Bemærk: Værdier, der tilføjes til en faktura via funktionen “Tilføj række”, påvirker ikke “forfalden saldo” i reservationen. De påvirker kun den “skyldige saldo” i fakturaen.