Sirvoyn asennusopas uusille käyttäjille
Laitetaan tilisi toimintakuntoon vaihe vaiheelta.
Sisällysluettelo
Näillä ohjeilla valmistelet Sirvoy-tilisi varauksiin, olitpa sitten aloittamassa upouuden kiinteistön vuokrausta tai siirtymässä meille toisesta järjestelmästä.
Ei kiirettä – majoituspaikkaasi ei julkaista, ennen kuin asennat varausmoottorin verkkosivustollesi tai yhdistät sen varauskanavaan, kuten Booking.comiin. Tutustu siis ominaisuuksiin ajan kanssa ja noudata vaiheita, kun olet valmis.
Tilisi sisältää ilmaisen 24/7-tuen. Jos tarvitset apua asetusten määrittämisessä, voit jopa varata henkilökohtaisen esittelyn asiantuntijamme kanssa.
Päivitä kiinteistösi ja yhteystietosi
Tässä esittelet itsesi vieraillesi. Nämä tiedot näkyvät varausvahvistuksissa, laskuissa ja vieraiden viesteissä, joten kannattaa varmistaa, että kaikki on oikein.
1. Täytä yhteystietosi
Siirry kohtaan Asetukset > Sirvoy-tili > Yhteystiedot ja anna kiinteistösi tiedot.
Aseta tekstiviestin lähettäjätunnus (valinnainen)
Tekstiviestin lähettäjätunnus on nimi tai numero, jonka vieraat näkevät vastaanottaessaan tekstiviestejä, kuten varausmuistutuksia tai sisäänkirjautumistietoja.
Jos tämä jätetään tyhjäksi, viesteissä näkyy lähettäjänä Sirvoy.
Huomaa: Määräysten vuoksi viestit Yhdysvalloissa ja Kanadassa oleville vieraille tulevat aina Sirvoyn numerosta.
Lisää ALV-tunnuksesi (jos sellainen on)
ALV (arvonlisävero) on monissa maissa, erityisesti Euroopassa, käytettävä myyntiveron tyyppi.
- Jos yrityksesi on rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi, anna arvonlisäveronumerosi, jotta se näkyy laskuissasi.
- Muussa tapauksessa ota käyttöön vaihtoehto ”Yrityksemme ei ole ALV-velvollinen” .
Luo huonetyypit ja huoneet
Nyt on aika määrittää, mitä vieraasi varaavat.
Sirvoyssa majoitukset koostuvat kahdesta keskeisestä osasta:
- Huonetyypit määrittävät tilan, jossa vieraat yöpyvät – sen mukavuudet, kuinka monta vierasta siellä voi yöpyä, hinnan ja paljon muuta. Kaikki tiedot siitä, mitä vieras voi odottaa majoittumiseltaan, löytyvät täältä.
- Huoneet kertovat Sirvoylle, kuinka monta kyseisen huonetyypin yksittäistä huonetta sinulla on. Jokaiseen huoneeseen kopioidaan kaikki ko. huonetyypin ominaisuudet ja se edustaa yhtä varattavissa olevaa tilaa (kuten ”Huone 101” tai ”Mökki A”).
Huonetyyppien ja huoneiden ei tarvitse olla perinteisiä hotellihuoneita – ne voivat olla sänkyjä, asuntoja, mökkejä, leirintäpaikkoja tai mitä tahansa muita varattavissa olevia tiloja.
Jos jokainen huoneesi on täysin ainutlaatuinen – esimerkiksi mukavuuksiltaan ja hinnoiltaan – luo jokaiselle erillinen huonetyyppi.
Luo ensin huonetyyppi ja lisää siihen sitten yksi tai useampi huone.
2. Huonetyypin luominen
Siirry kohtaan Asetukset > Majoitukset ja valitse Lisää uusi. Sen jälkeen:
- Anna nimi ja kuvaus
- Lataa vähintään yksi kuva
- Aseta vieraiden oletus- ja enimmäismäärä
- Valitse hintamalli (kiinteä tai joustava)
- Valitse mukavuudet
- Valitse Yksikön tyyppi (huone, sänky, asunto, teltta jne.)
- Napsauta Tallenna
3. Huoneiden lisääminen huonetyyppiin
Kun huonetyyppi on tallennettu, palaa kohtaan Asetukset > Majoitukset:
- Napsauta sen vieressä olevaa Uusi huone -painiketta
- Anna yksilöllinen huonetunnus (kuten ”Huone 01” tai ”Leirintäpaikka B”)
- Napsauta Tallenna
Esimerkki: Sinulla on pieni aamiaismajoitus, jossa on kaksi erilaista majoitusvaihtoehtoa:
- Kolme yläkerran huonetta, joissa on 160 cm parivuoteet (”queen size”) ja parvekkeet.
- Yksi pohjakerroksen huone, jossa on 180 cm parivuode (”king size”) ja ovi puutarhaan.
Sirvoyssa loisit:
- Huonetyypin nimeltä ”Queen-huone parvekkeella” ja siihen kuuluvat kolme huonetta: ”Queen 1”, ”Queen 2” ja ”Queen 3”.
- Toisen huonetyypin nimeltä "King-huone, jossa ovi puutarhaan", ja siihen yksi huone: "King 1".
Lisätietoja majoitustilojen asetusten määrittämisestä saat täydellisessä oppaastamme huonetyyppien luomiseen ja huoneiden määrittämiseen.
Tee testivaraus
Nyt kun huoneesi on valmis, testaamme varausprosessia Uusi varaus -sivulla. Uusi varaus -sivu on hyvin samanlainen kuin varausmoottori, jonka voit asentaa verkkosivustollesi, jotta vieraat voivat tehdä varauksia (lisää siitä myöhemmin).
Se on loistava tapa tutustua varausprosessiin ennen kuin vieraat alkavat tehdä varauksia.
- Siirry päävalikosta Uusi varaus -sivulle
- Valitse päivämäärä ja valitse huone
- Täytä testivieraan tiedot ja viimeistele varaus napsauttamalla Varaa nyt.
Kun varaus on tehty, se avautuu automaattisesti tarkasteltavaksi. Voit vapaasti tutustua sivuun ja saada tuntumaa siihen, miten kaikki toimii. Kun olet valmis, voit peruuttaa testivarauksen.
Laskutuksen aktivointi ja kirjanpidon asetukset
Jos haluat luoda laskuja ja seurata tuloja kirjanpitoa tai raportointia varten, ota käyttöön Sirvoyn laskutusominaisuus ja määritä tilikartta.
4. Laskutuksen käyttöönotto
Siirry kohtaan Asetukset > Talous > Laskutusmoduuli ja ota ominaisuus käyttöön.
Tällä sivulla voit mukauttaa laskutusta eri tavoin. Useimmille kiinteistöille oletusasetukset sopivat hyvin, mutta jos haluat tutustua kaikkiin vaihtoehtoihin, katso laskutusasetuksia käsittelevä täydellinen oppaamme.
5. Tilikartan määrittäminen
Tilikartta on tilikoodien luettelo, joka auttaa luokittelemaan tulosi ja kulusi. Ajattele sitä kuin taloudellisten raporttiesi merkintäjärjestelmää.
Näin luot Tilikartan:
- Siirry kohtaan Asetukset > Talous > Tilikartta
- Lisää tilikoodit jokaiseen kenttään
Millaisia koodeja minun pitäisi käyttää?
Useimmat kirjanpitojärjestelmät käyttävät nelinumeroisia koodeja, jotka on ryhmitelty tyypin mukaan (esimerkiksi varoille 1000-koodit, liikevaihdolle 3000-koodit), niillä on selkeät nimet ja välilyönti numeroiden välissä, jotta järjestys on helppo säilyttää ja laajentaa myöhemmin.
Jos sinulla ei ole kirjanpitäjää, voit aloittaa suosittelemillamme, alla olevilla koodeilla.
Suositellut tilikarttakoodit
Alla olevassa taulukossa on esimerkkimajoituksen esimerkkikoodeja. Huoneesi ja palvelusi ovat erilaisia, mutta voit noudattaa samaa numerointikaavaa – käytä esimerkiksi 3000, 3010, 3020 jne. eri huonetyypeille.
Tulot:
| Koodi | Tilin nimi |
| 3000 Queen-huone | Queen-huone parvekkeella |
| 3010 King-huone | King-huone - ovi puutarhaan |
Varat:
| Koodi | Tilin nimi |
| 1900 Kassakone | Kassakone (kortti/käteinen) |
| 1910 Mukautettu | Mukautettu |
| 1920 Pankki | Pankkisiirto |
| 1930 Kortti | Kortti |
| 1940 Käteinen | Käteinen |
| 1950 Lahjakortti | Lahjakortti |
| 1960 Shekki | Shekki |
| 1970 Swish | Swish |
| 1980 Käteislaskut | Käteislaskut (oletus) |
| 1990 Myyntisaamiset | Myyntisaamiset |
Velat:
| Koodi | Tilin nimi |
| 2100 Ennakkoon maksettu | Ennakkoon maksettu |
| 2110 ALV | ALV |
Valmiina julkaisuun?
Kun huoneesi on valmis, testivarauksesi näyttää hyvältä ja laskutus on otettu käyttöön, olet valmis ottamaan vastaan oikeita varauksia.
6. Olemassa olevien varausten tuominen (jos vaihdat järjestelmää)
Jos siirryt toisesta järjestelmästä, varmista, että tulevat varauksesi lisätään Sirvoyhin. Muuten uudet vieraat saattavat pystyä varaamaan jo varattuja huoneita, mikä aiheuttaa tuplavarauksia ja ylimääräistä työtä.
Voit joko:
- Lisätä varaukset manuaalisesti Uusi varaus -sivulla – tämä on hyvä vaihtoehto, jos sinulla on vain kourallinen tulevia varauksia.
- Käytä sisäänrakennettua varausten tuontityökalua ladataksesi ne kaikki kerralla – ihanteellinen ratkaisu, jos sinulla on useita tuotavia varauksia. Voit joko täyttää lomakkeen tai ladata CSV-tiedoston.
Sirvoy huomauttaa mahdollisista epäjohdonmukaisuuksista, jotta voit korjata ne ennen tuonnin viimeistelyä – esimerkiksi jos huone ei ole saatavilla ilmoitettuina päivinä tai jos huoneen tunnus ei vastaa asetuksiasi.
Katso lisätietoja varausten tuonti -ohjeestamme.
Huomaa: Jos muodostat yhteyden Booking.comiin, siellä tehdyt varaukset tuodaan automaattisesti, kun yhteys on muodostettu – niitä ei tarvitse tuoda manuaalisesti.
7. Varausmoottorin asentaminen verkkosivustollesi
Näin vieraat voivat varata majoituksen suoraan sinulta – ilman välityspalkkioita.
- Siirry kohtaan Asetukset -> Varausmoottorit
- Napsauta oletusvarausmoottorisi vieressä olevia kolmea pistettä
- Valitse Asenna
- Kopioi koodinpätkä ja liitä se verkkosivustosi HTML-koodiin.
Sirvoyn varausjärjestelmä on joustava ja erittäin muokattava – mukautetuista kentistä asiakasvirtaan ja toimintoihin.
Lue lisää Sirvoyn varausmoottorin mukauttamisesta.
8. Varauskanavien yhdistäminen
Jos haluat vastaanottaa varauksia alustoilta, kuten Booking.com, Expedia tai Airbnb, Sirvoyn kanavanhallinta voi synkronoida saatavuutesi, hintasi ja rajoituksesi automaattisesti kaikissa kanavissa, joihin haluat olla yhdistettynä.
Booking.com on yksi suurimmista ja käytetyimmistä alustoista – ja loistava paikka aloittaa.
Noudata täydellistä opasta: Yhdistäminen Booking.comiin
Jälkeenpäin voit muodostaa yhteyden niin moneen lisäkanavaan kuin haluat – kuten Expediaan, Agodaan, Hostelworldiin tai Airbnb:hen (ja moniin muihin).
Selaa kanavien yhdistämisoppaita saadaksesi apua asennukseen.
Siinä kaikki – olet valmis!
Olet tehnyt olennaiset asetukset ja Sirvoy-tilisi on valmis ottamaan vastaan todellisia varauksia. Tämä on kuitenkin vasta alkua – Sirvoylla on paljon enemmän tarjottavaa tarpeidesi kasvaessa.
Tutustu ominaisuuksiin, kuten:
- Vierassuhdetyökalut
- Vierasviestintä
- Siivoustehtävät
- Ja paljon muuta
Haluatko hyödyntää varauksesi parhaalla mahdollisella tavalla, tarjota vieraille henkilökohtaisemman kokemuksen tai vähentää työmäärääsi? Sirvoyn työkalut auttavat.’
Tarvitsetko apua vai haluatko syventyä asiaan?
- Keskustele kanssamme 24/7– napsauta nurkassa olevaa chat-painiketta.
- Varaa videoesittely Sirvoy-asiantuntijan kanssa.
- Selaa useampia oppaita tietokannastamme.