Sirvoys Værktøjer til gæsteforhold hjælper dig med at spore gæster på tværs af flere ophold, huske deres præferencer og opbygge stærke og varige gæsterelationer. Med disse værktøjer kan du hurtigt identificere tilbagevendende gæster, se deres reservationshistorik og få adgang til vigtige oplysninger som f.eks. deres samlede forbrug og kontaktoplysninger.

Gæsteside og database

Gæstesiden er en centraliseret liste over tidligere, nuværende og kommende gæster. Du kan sortere og søge efter gæster ud fra forskellige kriterier:

• Gæstens navn
• Antal ophold
• Seneste ophold
• Firmanavn
• Land
• Gæstestatus
• Samlet betalt beløb (på tværs af alle ophold)

Søgning efter gæster på gæstesiden

Gæstesiden indeholder en fleksibel søgefunktion, der giver mulighed for fuldstændige eller delvise match på tværs af flere felter. For eksempel:

• Hvis du søger på “Sirvoy”, vil du få vist gæster med tilknytning til Sirvoy – enten via navn, firma eller e-maildomæne.
• Hvis du søger på “608”, finder du alle gæster med telefonnumre eller e-mails, der indeholder 608.

Denne avancerede søgefunktion sikrer, at du hurtigt kan finde gæsteposter, selv når du kun har begrænsede oplysninger.

Gæsteprofiler

Klik på en gæsts navn, der hvor det vises med blåt, for at åbne deres Gæsteprofil. Dette fungerer som en permanent registrering af gæsten og inkluderer:

• Kontaktoplysninger (e-mail, telefon, adresse osv.)
• En liste over tidligere reservationer
• Værelser fra deres seneste reservation
• En Profilnote for at huske gæstepræferencer og ønsker til fremtidige ophold.

For at redigere gæsteoplysninger skal du klikke på Rediger inde i Gæsteprofilen.

Identificering af gæster

Sirvoy bruger e-mailadresse og telefonnummer til at identificere gæster, ikke navnet. Dette forhindrer forveksling af gæster med de samme almindelige navne (som f.eks. Jens Jensen). En enkelt gæst kan have flere e-mailadresser og telefonnumre knyttet til deres profil.

Når en ny reservation oprettes:

• Hvis reservationen indeholder mindst én e-mail eller ét telefonnummer, der matcher en eksisterende gæst, bliver reservationen koblet til den gæst – også selvom anden kontaktinfo er anderledes.
• Hvis der ikke findes et match, oprettes der en ny Gæsteprofil.
• Hvis reservationen indeholder et telefonnummer, der matcher en gæst, og en e-mailadresse, der matcher en anden, bruges e-mailadressen til at identificere gæsten.

Sådan fungerer Gæsteprofiler og reservationer sammen

Gæstens tidligere ophold vises i enhver reservation, der er knyttet til deres gæsteprofil. For at se flere detaljer skal du åbne deres Gæsteprofil ved at klikke på Vis mere eller på gæstens navn.

Opdatering af gæsteoplysninger

Som standard opdaterer gæsteoplysninger i en reservation automatisk den tilknyttede Gæsteprofil, hvilket sikrer, at de seneste oplysninger gemmes. Denne opdatering kan dog deaktiveres, hvis det er nødvendigt.

For at deaktivere den automatiske opdatering skal du redigere indstillingerne for Gæsteprofiler:

1. Åbn Gæsteprofilen.
2. Klik på Rediger.
3. Deaktiver Opdater med reservationsoplysninger
4. Klik på Gem for at afslutte.

Når funktionen er deaktiveret, vil ændringer af gæsteoplysninger i en reservation herefter ikke påvirke Gæsteprofilen.

Gæstestatus

Gæstestatus vises med små ikoner, der giver et hurtigt overblik over en gæst. Disse ikoner vises sammen med gæsten i hele Sirvoy.

Gæstestatus indholder:

• Ny – en førstegangsgæst
• Tilbagevendende – en gæst, der har haft ophold på overnatningsstedet før
• Blokeret - en gæst, der er blevet registreret som problematisk

Disse statusikoner kan hjælpe personalet med hurtigt at genkende tilbagevendende gæster og tilpasse deres service i overensstemmelse hermed.

Blokering af problematiske gæster

Sådan blokerer du en gæst:

1. Åbn deres Gæsteprofil.
2. Klik på Rediger.
3. Aktivér Bloker denne gæst.
4. Klik på Gem for at afslutte.

Hvad sker der, når gæster bliver blokeret?

• Reservationer foretaget af personalet – Blokerede gæster kan ikke bookes ind manuelt af dit team. En advarsel vises, når du forsøger at bekræfte reservationen.
• Reservationsformularen – Blokerede gæster kan fortsætte til bekræftelsessiden, men vil se meddelelsen: "Desværre kan vi ikke gennemføre denne reservation."
• Reservationskanaler - Blokerede gæster kan stadig booke via platforme som Booking.com og Airbnb. Hvis de gør det, vil du blive advaret på Startsiden og også med status sat til Blokeret.
• Blokeret Gæstestatus –En blokeret status vises ud for gæsterne og i deres reservationer for at advare dit team.
• Advarsel på Startsiden – En notifikation vises på Startsiden, hvis der er kommende reservationer fra blokerede gæster.

For at tillade en blokeret gæst at booke igen, skal du fjerne blokeringen fra deres Gæsteprofil.

Brugerdefinerede tags

Tags er farvekodede mærkater, du selv kan tilpasse – og de gør det supernemt at organisere og genkende gæster hurtigt. Disse vises sammen med gæsten i hele Sirvoy.

Du kan bruge tags til at fremhæve, hvad du vil - som VIP, Familie, Sen checkout eller noget andet, der hjælper dit team.

Nøglefunktioner for tags:

• Du kan oprette op til 10 forskellige tags.
• Du kan tildele flere tags til den samme gæst.
• Tags kan tilpasses, inklusive navn og farve.

Sådan administrerer du tags:

• Gå til siden Gæster-siden og klik på knappen Tags for at oprette eller redigere tags.
• For at tildele eller fjerne tags, åbn en Gæsteprofil og klik på Rediger.

Gæstesøgning ved nye reservationer

Når du opretter en ny booking, søger Pro-konti gennem gæsteprofiler. Når du vælger en gæst fra resultaterne, udfyldes vedkommendes kontaktoplysninger automatisk i den nye reservationen, og reservationen knyttes til vedkommendes profil.

Startkonti søger i tidligere reservationer, ikke i gæsteprofiler, når de opretter en ny reservation.

Værktøjer til gæsteforhold: Starter vs. Pro

Pro-konti har fuld adgang til Værktøjer til gæsteforhold, hvorimod Starter-konti har visse begrænsninger.

Funktioner som Starter-konti har adgang til

• Se, om en gæst er Ny eller Tilbagevendende på Siden med reservationsoplysninger, Siden med reservationer og i Kalenderen.

Funktioner som kun Pro-konti har adgang til

• Få adgang til Gæstesiden.
• Se en liste over andre reservationer for en gæsteprofil på Siden med reservationsoplysninger.
• Åbne eller redigere Gæsteprofiler, til- og fraknytte reservationer eller se og redigere Profilnoter.
• Bloker problematiske gæster ved at redigere deres gæsteprofiler.

Hvis du vil have fuld adgang til Værktøjer til gæsteforhold, kan du overveje at opgradere til Pro.