Guide de configuration de Sirvoy pour les nouveaux utilisateurs
Mettez votre compte en place, étape par étape.
Table des matières
Que vous intégriez un nouvel hébergement ou veniez d'un autre système, ce guide vous aidera à préparer votre compte Sirvoy pour des réservations en direct.
Pas de précipitation : votre hébergement ne sera en ligne qu'après l'installation du moteur de réservation sur votre site Web ou la connexion à un canal de réservation comme Booking.com. Prenez donc votre temps, explorez et suivez chaque étape ci-dessous à votre rythme.
Votre compte vous offre un support gratuit 24h/24 et 7j/7. Si vous avez besoin d'aide pour la configuration, vous pouvez même planifier une demo individuelle avec l'un de nos experts.
Mettez à jour les informations de votre hébergement et vos coordonnées
C'est ici que vous vous présentez à vos clients. Ces informations apparaissent sur les confirmations de réservation, les factures et les messages aux clients. Il est donc important de s’assurer que tout soit exact.
1. Renseignez vos coordonnées
Allez dans Paramètres > Compte Sirvoy > Coordonnées et saisissez les informations de votre hébergement.
Définissez votre identifiant d'expéditeur de SMS (facultatif)
L'identifiant d'expéditeur de SMS est le nom ou le numéro que vos clients verront lorsqu'ils recevront des SMS, comme des rappels de réservation ou des informations d'arrivée.
Si vous ne le renseignez pas, Sirvoy apparaîtra comme expéditeur.
Remarque : en raison des réglementations nationales, les messages destinés aux clients aux États-Unis et au Canada proviendront toujours du numéro de Sirvoy.
Ajoutez votre numéro de TVA (si applicable)
La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est une taxe de vente utilisée dans de nombreux pays, en particulier en Europe.
- Si votre entreprise est assujettie à la TVA, saisissez votre numéro de TVA afin qu’il apparaisse sur vos factures.
- Sinon, activez l'option « Notre entreprise n'est pas assujettie pour la TVA ».
Créez des types de chambres et des chambres
Il est maintenant temps de configurer ce que vos clients réserveront.
Dans Sirvoy, les logements comprennent deux éléments clés :
- Les types de chambres définissent l'espace où les clients séjourneront : équipements, capacité en nombre de voyageurs, prix, etc. Tous les détails sur ce qu'un client peut attendre de son logement se trouvent ici.
- Les chambres vous permettent d'indiquer à Sirvoy le nombre d'unités individuelles de ce type de chambre que vous disposez. Chaque chambre hérite de toutes les caractéristiques de son type de chambre et représente un espace réservable unique (comme « Chambre 101 » ou « Chalet A »).
Les types de chambres et les chambres n'ont pas besoin d'être des chambres d'hôtel traditionnelles : il peut s'agir de lits, appartements, chalets, emplacements de camping, ou de tout autre type d'espace réservable.
Si chacune de vos chambres est unique, par exemple avec des équipements et des prix différents, créez un type de chambre distinct pour chacune.
Créez d'abord un type de chambre, puis ajoutez-y une ou plusieurs chambres.
2. Créez un type de chambre
Allez dans Paramètres > Logements et cliquez sur Enregistrer un type de chambre. Ensuite :
- Saisissez un nom et une description
- Téléchargez au moins une image
- Définissez le nombre par défaut et maximum de voyageurs
- Choisissez un modèle de prix (fixe ou flexible)
- Sélectionnez les équipements
- Choisissez la classe (Chambre, Lit, Appartement, Tente, etc.)
- Cliquez sur Confirmer.
3. Ajoutez des chambres à votre type de chambre
Une fois le type de chambre enregistré, retournez dans Paramètres > Logements :
- Cliquez sur Nouvelle chambre à côté
- Attribuez un identifiant de chambre unique (comme « Chambre 01 » ou « Emplacement de camping B »)
- Cliquez sur Confirmer.
Exemple : Vous gérez un petit établissement de chambres d'hôte avec deux types de logements :
- Trois chambres à l'étage avec lits Queen et balcons.
- Une chambre au rez-de-chaussée avec un lit King et accès au jardin.
Dans Sirvoy, vous pourriez créer :
- Un type de chambre « Chambre Queen avec balcon » avec trois chambres attribuées : « Queen 1 », « Queen 2 » et « Queen 3 ».
- Un type de chambre « Chambre King avec accès au jardin » avec une chambre attribuée : « King 1 ».
Pour plus de détails sur la configuration des logements, consultez notre guide complet sur la création de types de chambres et l'attribution de chambres.
Effectuez une réservation de test
Maintenant que vos chambres sont configurées, testons le processus de réservation sur la page Nouvelle réservation. Cette page ressemble beaucoup au moteur de réservation que vous pouvez installer sur votre site Web pour permettre à vos clients de réserver (nous y reviendrons plus tard).
C'est un excellent moyen de vous familiariser avec le processus avant que les clients ne commencent à réserver.
- Allez à la page Nouvelle réservation depuis le menu principal
- Choisissez une date et sélectionnez une chambre
- Remplissez les informations du client test, puis cliquez sur Réserver maintenant pour finaliser.
Une fois la réservation effectuée, elle s'ouvrira automatiquement pour que vous puissiez la consulter. Explorez la page pour vous familiariser avec son fonctionnement. Lorsque vous aurez terminé, vous pourrez annuler la réservation test.
Activez la facturation et configurez votre comptabilité
Pour générer des factures et suivre les revenus à des fins de comptabilité ou de rapports, activez la fonctionnalité de facturation de Sirvoy et configurez votre Plan Comptable.
4. Activez la facturation
Allez dans Paramètres > Finances > Module de facturation et activez la fonctionnalité.
Vous pouvez personnaliser la facturation de plusieurs façons sur cette page. Les paramètres par défaut conviennent à la plupart des hébergements, mais pour explorer toutes vos options, consultez notre guide complet des paramètres de facturation.
5. Configurez votre Plan comptable
Un Plan comptable (PC) est une liste de codes de compte qui aide à catégoriser vos revenus et charges. Pensez-y comme à un système d'étiquetage pour vos rapports financiers.
Pour configurer votre PC :
- Allez dans Paramètres > Finances > Plan comptable
- Ajoutez des codes de compte à chaque champ.
Quels types de codes devrais-je utiliser ?
La plupart des systèmes comptables utilisent des codes à quatre chiffres regroupés par type (par exemple, les actifs dans les 1000, les revenus dans les 3000), avec des noms clairs et de l'espace entre les chiffres pour faciliter l'organisation et l'expansion future.
Si vous ne travaillez pas avec un comptable, vous pouvez commencer avec nos codes recommandés ci-dessous.
Codes de comptes recommandés
Le tableau ci-dessous présente des exemples de codes de comptes pour un logement type. Vos chambres et services seront différents, mais vous pouvez suivre le même modèle de numérotation, par exemple utiliser 3000, 3010, 3020, etc. pour différents types de chambres.
Revenus :
| Code | Nom du compte |
| 3000 Chambre Queen | Chambre Queen avec balcon |
| 3010 Chambre King | Chambre King avec accès au jardin |
Actifs :
| Code | Nom du compte |
| 1200 Caisse | Caisse (carte/espèces) |
| 1210 Personnalisé | Type personnalisé |
| 1220 Banque | Virement bancaire |
| 1230 Carte | Carte |
| 1240 Espèces | Espèces |
| 1250 Carte cadeau | Carte cadeau |
| 1260 Chèque | Chèque |
| 1270 Swish | Swish |
| 1280 Rentrées de caisse | Rentrées de caisse (par défaut) |
| 1290 Comptes débiteurs | Comptes débiteurs |
Passifs :
| Code | Nom du compte |
| 2100 Prépayé | Prépayé |
| 2110 Taxe TVA | Taxe TVA |
Passez en ligne !
Une fois vos chambres configurées, votre réservation de test validée et la facturation activée, vous pouvez commencer à accepter de vraies réservations.
6. Importez les réservations existantes (si vous changez de système)
Si vous venez d'un autre système, assurez-vous d'ajouter vos réservations à venir à Sirvoy. Sinon, de nouveaux clients pourraient réserver des chambres déjà prises, entraînant des doubles réservations et un surcroît de travail pour vous.
Vous pouvez :
- Ajouter les réservations manuellement depuis la page Nouvelle réservation. Cela est pratique si vous n'avez que quelques réservations à venir.
- Utiliser l'Outil d'importation de réservations intégré pour les télécharger en une fois, ce qui est idéal dans le cas de nombreuses réservations. Vous pouvez remplir un formulaire ou télécharger un fichier CSV.
Sirvoy signalera toute incohérence pour correction avant de finaliser l'importation, par exemple, si une chambre n'est pas disponible aux dates choisies ou si un identifiant de chambre ne correspond pas à votre configuration.
Pour plus de détails, consultez notre guide d'importation de réservations.
Remarque : si vous vous connectez à Booking.com, les réservations de cette plateforme seront importées automatiquement une fois la connexion établie. Pas besoin de les importer manuellement.
7. Installez le moteur de réservation sur votre site Web
Cela permet aux clients de réserver directement auprès de vous, sans commission.
- Allez dans Paramètres -> Moteurs de réservation
- Cliquez sur les trois points situés à côté de votre moteur de réservation par défaut
- Sélectionnez Installer
- Copiez le code et collez-le dans le HTML de votre site Web.
Le moteur de réservation de Sirvoy est flexible et hautement personnalisable, des champs sur mesure au parcours client en passant par les fonctionnalités.
Découvrez comment personnaliser le moteur de réservation Sirvoy.
8. Connectez-vous aux canaux de réservation
Pour recevoir des réservations venant de plateformes comme Booking.com, Expedia ou Airbnb, le gestionnaire de canaux de Sirvoy synchronise automatiquement votre disponibilité, vos prix et vos restrictions sur les canaux de votre choix.
Booking.com, l'une des plateformes les plus étendues et les plus utilisées, est un excellent point de départ.
Suivez le guide complet : Connecter Sirvoy à Booking.com
Vous pouvez ensuite ajouter autant de canaux que vous le souhaitez, tels qu'Expedia, Agoda, Hostelworld ou Airbnb.
Consultez tous les guides de connexion des canaux pour obtenir de l'aide à la configuration.
Félicitations, tout est prêt !
Vous avez terminé la configuration de base et votre compte Sirvoy est prêt à recevoir des réservations en direct. Mais ce n'est que le début : Sirvoy a bien plus à offrir à mesure que vos besoins évolueront.
Découvrez des fonctionnalités telles que :
- Outils de relation client
- Messagerie client
- Tâches d'entretien ménager
- Et bien plus encore.
Que vous souhaitiez optimiser vos réservations, offrir à vos clients une expérience plus personnalisée ou alléger votre charge de travail, Sirvoy a les outils pour vous aider.
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