Undvik och lös överbokningar
Så undviker du överbokningar och vad du ska göra om det ändå händer.
Innehållsförteckning
En överbokning sker när fler rum bokas än vad som faktiskt finns tillgängliga.
Överbokningar är ovanliga, men de kan ändå inträffa när tillgängligheten delas mellan flera bokningskanaler. I den här artikeln går vi igenom vad som kan orsaka överbokningar, hur du undviker dem och vad du kan göra om det ändå skulle inträffa.
Orsaker till överbokningar
Även om Sirvoy synkroniserar tillgängligheten med anslutna bokningskanaler nästan omedelbart, kan avvikelser ske. Här är de vanligaste orsakerna:
Bokningar som sker samtidigt
Två gäster kan boka det sista lediga rummet samtidigt, till exempel en via Booking.com och en annan via Expedia. Detta är sällsynt men möjligt på grund av den lilla fördröjningen mellan synkroniseringarna.
Felaktig mappning av rumstyper
Om en rumstyp i en bokningskanal har flera priser måste varje pris mappas till en rumstyp i Sirvoy som innehåller samma rum. Om detta inte görs korrekt synkroniseras inte tillgängligheten som den ska, vilket kan leda till överbokningar.
För att undvika detta, skapa och mappa kopior av rumstyper i Sirvoy till varje pris i bokningskanalen.
Exempel: Du vill sälja ett dubbelrum i en bokningskanal med tre priser: Standard, Frukost inkluderad, och Gratis avbokning.
- Skapa rumstypen Dubbelrum i Sirvoy och lägg till rummen.
- Skapa kopior av den två gånger och skapa Dubbelrum – Frukost och Dubbelrum – Gratis avbokning
- Mappa vart och ett av bokningskanalens tre priser till motsvarande rumstyp i Sirvoy.
Med den här inställningen kan du sälja samma rum till olika priser utan att det blir förvirring kring tillgängligheten.
Rum delade mellan olika rumstyper i bokningskanalen
Rumstyper i Sirvoy, rumstyper i bokningskanalen och priser i bokningskanalen är olika saker.
Om samma rum ingår i flera rumstyper i Sirvoy som är mappade till olika rumstyper i bokningskanalen kan det leda till överbokningar.
För att sälja samma rum till olika priser, använd en kanalrumstyp och olika kanalpriser.
Manuella ändringar av rumstyper i Sirvoy
Om du flyttar en gäst till en annan rumstyp i Sirvoy efter att bokningen har hämtats från en bokningskanal skickas inte den ändringen tillbaka till bokningskanalen. Det kan orsaka fel i tillgängligheten. Gör därför alltid ändringar av rumstyp direkt i bokningskanalen när bokningen kommer därifrån.
Vad du ska göra om du får en överbokning
Om en överbokning inträffar visas ett varningsmeddelande i bokningen och du får även ett e-postmeddelande. Den gula informationsrutan visar vad som ursprungligen bokades: rumstyp, antal gäster och datum. Använd den informationen för att se vad som saknas.
Om du kan ta emot bokningen
- Tilldela manuellt ett rum av den bokade rumstypen
- Om det inte är möjligt och du behöver tilldela ett rum av en annan rumstyp ska ändringen göras i bokningskanalen, inte i Sirvoy
- (För iCal kanaler) Tilldela exakt samma rum som det bokade. Om det rummet redan är upptaget flyttar du den nuvarande bokningen så att rummet blir ledigt. Om du tilldelar ett annat rum kommer bokningen automatiskt att avbokas
- Klicka på Åtgärda-knappen i Sirvoy-bokningen
Om du inte kan ta emot bokningen
Viktigt! Om du avbokar bokningen i Sirvoy avbokas den inte i bokningskanalen. Eventuella avbokningar måste därför hanteras via kanalen
- Kontakta bokningskanalen så snart som möjligt. Sirvoy kan inte göra detta åt dig
- Om bokningskanalen går med på att avboka eller ändra bokningen, uppdateras bokningen i Sirvoy när bokningskanalen skickar ändringen
Beroende på ditt avtal kan du behöva ordna ett alternativt boende åt gästen. Du kan också kontakta gästen direkt. Om gästen går med på att avboka eller ändra bokningen behöver det göras via bokningskanalen.
Behöver du hjälp?
Om överbokningar inträffar ofta eller om du är osäker på om dina inställningar är korrekta, kontakta vårt supportteam. Vi hjälper gärna till.