Importeer je bestaande boekingen
Zo kun je bestaande boekingen in Sirvoy importeren met het importformulier of een geformatteerd CSV-bestand.
Inhoudsopgave
Het importeren van je bestaande boekingen naar Sirvoy is snel en eenvoudig met de ingebouwde importtool.
Note:
- Bookings from Booking.com are imported automatically when you connect to it from your Sirvoy account.
- Airbnb bookings can be imported by following this guide, using the Airbnb connection page after connecting to Airbnb, or both.
Importeer je maar een paar boekingen?
Als je maar een paar boekingen wilt overzetten naar Sirvoy, zijn er twee manieren:
Optie 1: Boekingen handmatig toevoegen via de pagina Nieuwe Boeking
Je kunt elke boeking afzonderlijk aanmaken in Sirvoy door dezelfde gast- en reserveringsgegevens in te voeren als in je vorige systeem.
Dit is handig als je minder dan vijf boekingen wilt overzetten.
- Ga naar de pagina Nieuwe Boeking
- Vul de gastgegevens, kamerkeuze en verblijfsdata in
- Klik op Opslaan om de boeking toe te voegen
Optie 2: Handmatig invullen van het boekingsimportformulier
Sirvoy biedt ook een tool waarmee je meerdere boekingen tegelijk kunt invoeren. Je voert elke kamerboeking in een aparte rij van een spreadsheet-achtig formulier in en importeert het hele formulier in één keer.
Dit is handig als je minder dan vijftien boekingen wilt importeren.
Het formulier volgt specifieke opmaakregels. Zorg ervoor dat je de juiste veldnamen, datumnotaties en gegevenstypen gebruikt. Alle vereisten vind je hieronder bij ‘Vereisten voor het importeren van boekingen’.
- Ga naar Instellingen > Sirvoy-account > Boekingen importeren.
- Vul het formulier in, met één rij per kamer in een boeking.
- Gebruik de + knop om extra kolommen toe te voegen indien nodig, maar zorg ervoor dat de kolomnamen overeenkomen met de verplichte of optionele velden verderop in deze gids.
- Voor boekingen met meerdere kamers: voeg een kolom Boekings-ID toe en gebruik dezelfde ID op alle rijen die bij die boeking horen.
- Los eventuele problemen op (zie Importfouten en Waarschuwingen hieronder).
- Klik op Controleren om te zien of alle fouten en waarschuwingen zijn opgelost.
- Zodra alle fouten zijn opgelost, verschijnt de knop Importeren.
Op de bevestigingspagina vind je links naar elke boeking om ze afzonderlijk te controleren.
Importeer je veel boekingen?
Met de importtool kun je tot 100 reserveringen tegelijk importeren via een CSV-bestand. Heb je er meer? Gebruik dan meerdere CSV-bestanden.
Een CSV-bestand is een eenvoudig tekstbestand waarin je boekingsgegevens worden opgeslagen, zodat deze door andere systemen, zoals Sirvoy, kunnen worden ingelezen. Je maakt of bewerkt dit meestal in spreadsheetsoftware zoals Excel, Google Sheets of Apple Numbers.
1. Een CSV-bestand formatteren
De makkelijkste manier om een CSV-bestand te maken, is door je boekingsgegevens te exporteren vanuit je spreadsheetsoftware.
Voordat je exporteert, moet het bestand voldoen aan een aantal opmaakregels zodat Sirvoy het correct kan lezen, zoals het gebruik van de juiste kolomnamen en datumnotaties.
Zie Vereisten voor Boekingsimport hieronder voor alle details.
Tips:
- Je kunt je eigen bestand aanpassen naar het juiste formaat, of gebruikmaken van onze gebruiksklare importtemplate om sneller te starten.
- Als je overstapt van een ander reserverings- of hotelbeheersysteem, kun je je boekingen meestal exporteren als een CSV-bestand. Open het bestand in je spreadsheetsoftware, pas de opmaak aan volgens de vereisten van Sirvoy en exporteer het opnieuw als een nieuw CSV-bestand.
2. Exporteer het CSV-bestand
Kies hieronder je spreadsheetsoftware om te zien hoe je je gegevens als CSV-bestand kunt exporteren.
Excel (Windows)
- Klik op het diskette-icoon in de werkbalk of ga naar Bestand > Opslaan als.
- Geef het bestand een naam en kies het bestandsformaat CSV (komma-gescheiden).
- Selecteer waar je het CSV-bestand wilt opslaan.
- Klik op Opslaan.
Excel (Mac)
- Ga naar Bestand > Opslaan als.
- Geef je bestand een naam in het veld Opslaan als.
- Selecteer waar je het CSV-bestand wilt opslaan.
- Kies het bestandsformaat CSV (komma-gescheiden).
- Klik op Opslaan.
Excel voor het web
- Ga naar Bestand > Exporteren > Downloaden als CSV.
Google Spreadsheets
- Ga naar Bestand > Downloaden > Door komma’s gescheiden waarden (.csv)
Numbers (Mac)
- Voordat je exporteert, ga naar Systeeminstellingen > Algemeen > Taal en regio > Getalnotatie en zorg dat het decimaalteken is ingesteld op een punt (.) en niet op een komma.
- Sirvoy ondersteunt getalnotaties zoals 1,234,567.89 en 1 234 567.89, waarbij het decimaalteken een punt is.
- Ga naar Bestand > Exporteren naar > CSV.
Overige programma’s
De meeste spreadsheetprogramma’s hebben een optie om te exporteren of op te slaan als een CSV-bestand. Zorg er altijd voor dat het bestand komma’s gebruikt als scheidingsteken en de juiste opmaakregels volgt.
3. Importeer het CSV-bestand in Sirvoy
- Ga naar Instellingen > Sirvoy-account > Boekingen importeren.
- Klik op CSV importeren en selecteer het CSV-bestand vanaf je computer.
- Los eventuele problemen op (zie Importfouten en Waarschuwingen hieronder).
- Klik op Controleren om te zien of alle fouten en waarschuwingen zijn opgelost.
- Zodra alle fouten zijn opgelost, verschijnt de knop Importeren.
Op de bevestigingspagina vind je links naar elke boeking om ze afzonderlijk te controleren.
Vereisten voor het importeren van boekingen
Verplichte kolommen
Neem de volgende kolomkoppen op in de importtool of het CSV-bestand. De volgorde maakt niet uit, maar de spelling moet exact overeenkomen. Dit betekent dat je ze in het Engels moet laten staan, ook als je account in een andere taal is.
| Kolomnaam (moet exact overeenkomen) | Wat dit betekent |
| Room ID | Kamer-ID uit je Sirvoy-account |
| Number of guests | Aantal gasten in de kamer |
| Check-in | Incheckdatum voor de kamer |
| Check-out | Uitcheckdatum voor de kamer |
| Nightly price | Prijs per nacht voor de kamer |
| First name | Voornaam van de gast |
Optionele kolommen
| Kolomnaam (moet exact overeenkomen) | Betekenis |
| Booking ID | Een unieke ID om meerdere kamers onder één boeking te groeperen. Gebruik dezelfde ID voor alle rijen in dezelfde boeking. |
| Last name | Achternaam van de gast |
| Company | Bedrijfsnaam van de gast |
| Address | Adres van de gast |
| Postal code | Postcode van de gast |
| City | Stad van de gast |
| Country | Land van de gast |
| Phone | Telefoon van de gast |
| E-mail van de gast | |
| Guest comment | Opmerkingen of verzoeken van de gast |
| Internal note | Interne notitie bij de boeking, niet zichtbaar voor gasten. |
| Confirmed | Geeft de boekingsstatus aan. Gebruik ‘0’ voor niet-bevestigd (een aanvraag) of ‘1’ voor bevestigd. |
| Guest name | Naam van de persoon die in de kamer verblijft, indien anders dan de persoon die de boeking heeft gemaakt. |
| Room note | Interne notitie bij deze specifieke kamer in de boeking. Niet zichtbaar voor gasten. |
| Language | Voorkeurstaal van de gast. Gebruik een ISO-code van twee letters, zoals ‘en’ voor Engels. |
Ondersteunde datumformaten
Sirvoy ondersteunt verschillende datumformaten. Zo worden veelvoorkomende voorbeelden geïnterpreteerd:
| Voorbeeld | Wordt geïnterpreteerd als |
| 01/02/2024 | dd/mm/jjjj |
| 01-02-2024 | dd-mm-jjjj |
| 01.02.2024 | dd.mm.jjjj |
| 2024/02/01 | jjjj/mm/dd |
| 2024-02-01 | jjjj-mm-dd |
| 2024.02.01 | ❌ Ongeldig |
Overige tips
- Als een boeking meer dan één kamer bevat, vermeld dan elke kamer als een aparte rij met dezelfde Boekings-ID. Op die manier worden de rijen geïmporteerd als één boeking.
- Houd het bestand onder de 100 rijen. Als je meer boekingen hebt, splits ze dan in kleinere bestanden voordat je importeert.
Importfouten en waarschuwingen
Wanneer je op Controleren klikt, kun je symbolen zien die problemen met je gegevens aangeven.
Fouten
Deze moeten worden opgelost voordat je kunt importeren. De knop Importeren verschijnt pas wanneer alle fouten zijn opgelost.
Voorbeelden:
- Kamer niet beschikbaar op de aangegeven data
- Dubbele boeking voor dezelfde kamer en datum
- Ongeldige ‘Kamernr.’
- Ongeldige ‘Telefoon’
- Bestand overschrijdt 100 regels
Waarschuwingen
Waarschuwingen blokkeren de import niet, maar het is verstandig ze te bekijken om latere problemen te voorkomen.
Voorbeelden:
- Hoger dan het maximum X voor deze kamer
- Ongeldige of ontbrekende ‘Land’ kan ertoe leiden dat ‘Telefoon’ ongeldig is