Vorlagen für Nachrichten erstellen, automatisieren und anpassen
So erstellst du E-Mail- und SMS-Vorlagen in Sirvoy, personalisierst sie mit Platzhaltern und richtest automatische Sendungen ein.
Inhaltsverzeichnis
Mit Sirvoy kannst du Vorlagen für E-Mails und SMS erstellen, den Versand automatisieren und Platzhalter einsetzen, um automatisch Gästedaten in die Nachricht einzufügen.
Vorlagen können automatisch verschickt werden – zum Beispiel Buchungsbestätigungen, Check-in-Erinnerungen oder Dankesnachrichten nach dem Aufenthalt. Andere Vorlagen lassen sich für den manuellen Versand speichern, etwa für Entschuldigungen oder Fundsachen-Nachrichten.
Alle Vorlagen stehen dir außerdem zur Verfügung, wenn du Gästen manuell E-Mails schickst.
Eine Nachrichtenvorlage erstellen
So erstellst du eine Vorlage:
- Gehe zu Einstellungen > Kommunikation.
- Klicke neben E-Mail Vorlagen oder SMS Vorlagen auf Neue Vorlage.
- Gib deiner Vorlage einen Namen, z. B. „Buchungsbestätigung“ oder „Anreise-Erinnerung“.
- (Nur für E-Mails) Aktiviere Fußzeile verwenden, um die Fußzeile aus Einstellungen > Kommunikation > E-Mail-Fußzeile hinzuzufügen.
- Schreibe den Nachrichtentext in allen Sprachen, die du unterstützt.
- Klicke auf Speichern.
Beachte: Wenn du Text von woanders kopierst und einfügst, kann es sein, dass unerwünschte oder falsche Formatierungen übernommen werden. Nutze den Button Clear formatting (Formatierung löschen), um das zu entfernen, und wende danach die gewünschte Formatierung mit dem Sirvoy-Editor neu an.
Nachrichtenversand automatisieren
Automatische Nachrichten werden nur verschickt, wenn die Funktion aktiviert ist.
So schaltest du sie ein:
- Gehe zu Einstellungen > Buchungsformulare > Allgemeine Optionen.
- Aktiviere E-Mails standardmäßig verschicken und/oder SMS standardmäßig verschicken.
Sobald automatische Mitteilungen aktiviert sind, kannst du Vorlagen für den automatischen Versand einrichten:
- Wenn du eine Vorlage erstellst oder bearbeitest, nutze das Dropdown-Menü Automatisiert.
- Wähle einen der verfügbaren Auslöser:
- Buchungsbestätigung – wird sofort verschickt, sobald eine neue Buchung erstellt wurde.
- Buchungsstornierung – wird sofort verschickt, wenn eine Buchung storniert wird.
- Basierend auf dem Buchungsdatum – wird eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der Buchung verschickt.
- Basierend auf dem Check-in – wird eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem Check-in-Datum verschickt.
- Basierend auf dem Check-out – wird eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem Check-out-Datum verschickt.
Du kannst Automatisierungen auch je nach gebuchter Zimmerkategorie anpassen. Nutze dazu das Dropdown Wenn folgende Kategorie gebucht wurde, um die Vorlage nur für bestimmte Kategorien zu verwenden.
Beachte: Bestätigungen für Buchungen und Stornierungen werden nicht für Buchungen über Buchungs-Channels wie Booking.com, Expedia usw. verschickt – diese erhalten Gäste direkt vom Channel. Aber alle anderen automatischen Nachrichten werden bei allen Buchungen verschickt.
Nachrichten mit Platzhaltern personalisieren
Platzhalter wie %firstname% erlauben dir, Gästedaten und Buchungsdetails automatisch einzufügen, ohne sie manuell einzutippen.
Füge Platzhalter einfach an den gewünschten Stellen in deine Vorlage ein – beim Versand ersetzt Sirvoy sie automatisch durch die korrekten Infos des jeweiligen Gastes.
Achte darauf, die Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung der Platzhalter genau zu übernehmen, damit sie funktionieren.
Beispiel für Platzhalter:
In deiner Vorlage:
Sehr geehrte/r Frau/Herr %firstname% %lastname%,
Danke, dass Sie %propertyname% gewählt haben.
So sieht dein Gast es:
Sehr geehrte/r Frau/Herr Carl Anderson,
Danke, dass Sie Hotel Imajiner gewählt haben.
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