Guía de Configuración de Sirvoy para Nuevos Usuarios
Vamos a poner tu cuenta en funcionamiento, paso a paso.
En este artículo
Ya sea que estés comenzando un negocio de alojamiento completamente nuevo o cambiando de otro sistema, esta guía preparará tu cuenta de Sirvoy para empezar a recibir reservas.
Puedes hacer esto a tu ritmo, pues tu propiedad no estará activa hasta que instales el motor de reservas en tu sitio web o te conectes a un canal de reservas como Booking.com. Así que tómate tu tiempo, explora y cuando estés listo sigue cada paso a continuación.
Tu cuenta te ofrece soporte gratuito 24/7. Si necesitas ayuda para configurar las cosas, incluso puedes programar una sesión de guía individual con uno de nuestros expertos.
Actualizar los datos de tu propiedad y de contacto
Este es el lugar donde te presentas a tus huéspedes. Estos detalles aparecen en las confirmaciones de reserva, facturas y mensajes a los huéspedes, por lo que vale la pena asegurarse de que todo sea preciso.
1. Escribe tu información de contacto.
Ve a Configuración > Cuenta Sirvoy > Detalles de contacto e ingresa la información de tu propiedad.
Establece tu ID del remitente de SMS (opcional)
El ID del remitente de SMS es el nombre o número que los huéspedes verán cuando reciban mensajes de texto, por ejemplo, recordatorios de la reserva o información del check-in.
Si se deja en blanco, los mensajes mostrarán Sirvoy como el remitente.
Nota: Debido a las regulaciones, los mensajes a los huéspedes en EE. UU. y Canadá siempre provendrán del número de Sirvoy.
Agrega tu ID de IVA (si aplica)
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un tipo de impuesto sobre las ventas utilizado en muchos países, especialmente en Europa.
- Si tu negocio está registrado para el IVA (VAT), ingresa tu número de IVA para que aparezca en tus facturas.
- Si no, simplemente habilita la opción "Nuestra empresa no está registrada para el IVA".
Crear Tipos de Habitación y Habitaciones
Ahora es el momento de configurar lo que tus huéspedes estarán reservando.
En Sirvoy, los alojamientos incluyen dos partes clave:
- Los tipos de habitación son donde defines el espacio en el que se alojarán los huéspedes: sus servicios, cuántos huéspedes pueden quedarse allí, el precio y más. Todos los detalles sobre lo que un huésped puede esperar de su alojamiento van aquí.
- Las habitaciones son la forma en que le dices a Sirvoy cuántas unidades individuales de ese tipo de habitación tienes. Cada habitación hereda todas las características de su tipo de habitación y representa un único espacio reservable (como "Habitación 101" o "Cabaña A").
Los tipos de habitación y las habitaciones no tienen que ser habitaciones de hotel tradicionales; pueden ser camas, apartamentos, cabañas, espacios para acampar, o cualquier otro tipo de espacio reservable.
Si cada una de tus habitaciones es completamente única, por ejemplo, con diferentes servicios y precios, crea un tipo de habitación separado para cada una.
Crea un tipo de habitación primero, luego añade una o más habitaciones a él.
2. Crea un tipo de habitación
Ve a Configuración > Alojamiento y haz clic en Añadir nuevo. Entonces:
- Ingresa un nombre y una descripción
- Sube al menos una imagen
- Establece el número de huéspedes predeterminado y el máximo
- Elige un modelo de precios (fijo o flexible)
- Selecciona los servicios
- Elije el Tipo (Habitación, Cama, Departamento, Tienda de campaña, etc)
- Da clic en Guardar
3. Añade habitaciones a tu tipo de habitación
Una vez que el tipo de habitación esté guardado, regresa a Configuraciones > Alojamiento:
- Haz clic en Nueva habitación al lado del tipo de habitación.
- Asigna un ID de habitación único (como "Habitación 01" o "Espacio para acampar B")
- Da clic en Guardar
Ejemplo: Administras un pequeño bed and breakfast con dos tipos diferentes de alojamientos:
- Tres habitaciones en el piso de arriba con camas queen y balcones.
- Una habitación en la planta baja con una cama king y acceso al jardín.
En Sirvoy, crearías:
- Un tipo de habitación llamado "Habitación Queen con Balcón" y tres habitaciones asignadas a este tipo de habitación: "Queen 1", "Queen 2", y "Queen 3".
- Un segundo tipo de habitación llamado "Habitación King con acceso al jardín" y asignas una habitación a él: “King 1”.
Para más detalles sobre cómo configurar alojamientos, consulta nuestra guía completa para crear tipos de habitación y asignar habitaciones.
Hacer una reserva de prueba
Ahora que tus habitaciones están configuradas, probemos el proceso de reserva en la página de Nueva reserva. La página de Nueva reserva es muy similar al Motor de reservas que puedes instalar en tu sitio web para que los huéspedes hagan reservas (más sobre eso más tarde).
Es una excelente manera de familiarizarse con el proceso de reserva antes de que los huéspedes comiencen a hacer reservas.
- Ve a la página Nueva reserva desde el menú principal
- Elige una fecha y selecciona una habitación
- Completa los detalles del huésped de prueba y haz clic en Reservar ahora para finalizar.
Una vez que la reserva está hecha, se abrirá automáticamente para su revisión. Siéntete libre de explorar la página y familiarizarte con cómo funciona todo. Cuando hayas terminado, puedes cancelar la reserva de prueba.
Activar facturación y configurar la contabilidad
Si deseas generar facturas y hacer seguimiento a ingresos para contabilidad o informes, activa la función de facturación de Sirvoy y configura tu Plan de Cuentas.
4. Activa la facturación
Ve a Configuración > Finanzas > Módulo de facturación y activa la función.
Hay muchas maneras de personalizar la facturación en esta página. La configuración predeterminada funciona bien para la mayoría de las propiedades, pero si deseas explorar todas tus opciones, consulta nuestra guía completa sobre la configuración de facturación.
5. Configura tu Plan de Cuentas
Un Plan de Cuentas es una lista de códigos de cuenta que ayuda a categorizar tus ingresos y cargos. Piénsalo como un sistema de etiquetado para tus informes financieros.
Para configurar tu plan de cuentas:
- Ve a Configuración > Finanzas > Plan de cuentas
- Agrega códigos de cuenta a cada campo
¿Qué tipo de códigos debo usar?
La mayoría de los sistemas contables utilizan códigos de cuatro dígitos agrupados por tipo (por ejemplo, activos en los 1000, ingresos en los 4000), con nombres claros y espacio entre números para que sea fácil mantenerse organizado y expandirse más tarde.
Si no estás trabajando con un contador, puedes comenzar con nuestros códigos recomendados a continuación.
Tabla de Códigos de Cuenta recomendados
La tabla a continuación muestra ejemplos de códigos de cuenta para un alojamiento de muestra. Tus habitaciones y servicios serán diferentes, pero puede seguir el mismo patrón de numeración: por ejemplo, usa 4000, 4010, 4020, etc. para diferentes tipos de habitaciones.
Ingresos:
|
Código |
Nombre de la cuenta |
|
4000 Habitación Queen |
Habitación Queen con Balcón |
|
4010 Habitación King |
Habitación King con acceso al jardín |
Activos:
| Código | Nombre de la cuenta |
| 1000 Caja registradora | Caja registradora (Tarjeta/Efectivo) |
| 1010 Personalizado | Tipo personalizado |
| 1020 Banco | Transferencias bancarias |
| 1030 Tarjeta | Tarjeta |
| 1040 Efectivo | Efectivo |
| 1050 Tarjeta de regalo | Tarjeta de regalo |
| 1060 Cheque | Cheque |
| 1070 Swish | Swish |
| 1080 Recibos de caja | Recibos de caja (Predeterminado) |
| 1090 Cuentas por Cobrar | Cuentas por Cobrar |
Pasivos:
| Código | Nombre de la cuenta |
| 2100 Prepagos | Prepagos |
| 2110 Impuesto IVA | IVA |
¿Listo para ponerte en marcha?
Una vez que tus habitaciones estén configuradas, tu reserva de prueba se vea bien y la facturación esté activada, estás listo para comenzar a aceptar reservas reales.
6. Importa reservas existentes (si estás cambiando de sistemas)
Si te estás mudando de otro sistema, asegúrate de que tus próximas reservas se agreguen a Sirvoy. De lo contrario, los nuevos huéspedes podrían reservar habitaciones que ya están reservadas, lo que llevaría a reservas dobles y trabajo extra para ti.
Puedes optar por:
- Agregar reservas manualmente desde la página de Nueva reserva, esta es una buena opción si solo tienes un puñado de próximas reservas.
- Utilizar la herramienta incluida de importación de Reservas para subirlas todas a la vez, ideal si tienes muchas reservas que importar. Puedes llenar un formulario o subir un archivo CSV.
Sirvoy marcará cualquier problema para que puedas corregirlo antes de que se finalice la importación; por ejemplo, si una habitación no está disponible en las fechas especificadas o si un ID de habitación no coincide con tu configuración.
Para más detalles, consulta nuestra guía de importación de reservas.
💡Nota: Si te conectarás a Booking.com, las reservas de allí se importarán automáticamente una vez que la conexión esté completa; no es necesario importarlas manualmente.
7. Instala el motor de reservas en tu sitio web
Esto permite a los huéspedes reservar directamente contigo, sin comisiones.
- Ve a Configuración -> Motores de reservas.
- Haz clic en los tres puntos junto a tu motor de reservas predeterminado
- Selecciona Instalar
- Copia el fragmento de código y pégalo en el HTML de tu sitio web.
El motor de reservas de Sirvoy es flexible y altamente personalizable, desde campos personalizados hasta el flujo de huéspedes y la funcionalidad.
Aprende más sobre cómo personalizar el motor de reservas de Sirvoy.
8. Conéctate a los canales de reserva
Si deseas recibir reservas de plataformas como Booking.com, Expedia o Airbnb, el administrador de canales de Sirvoy puede mantener automáticamente tu disponibilidad, precios y restricciones sincronizados en todos los canales con los que desees conectarte.
Booking.com es una de las plataformas más grandes y utilizadas, y un gran lugar para comenzar.
Sigue la guía completa: Conexión de Sirvoy con Booking.com
Después, puedes conectarte a tantos canales adicionales como desees, como Expedia, Agoda, Hostelworld o Airbnb (y muchos más).
Explora todas las Guías de Conexión de Canal para obtener ayuda con la configuración.
Eso es todo, ¡estás listo!
Has completado la configuración esencial y tu cuenta de Sirvoy está lista para recibir reservas en vivo. Pero esto es solo el comienzo; Sirvoy tiene mucho más que ofrecer a medida que crecen tus necesidades.
Explora funciones como:
Ya sea que estés buscando aprovechar al máximo tus reservas, ofrecer a los huéspedes una experiencia más personal o quitarte algo de trabajo de encima, Sirvoy tiene las herramientas para ayudarte.
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