Créer, automatiser et personnaliser des modèles de messages
Comment créer, personnaliser et automatiser des modèles de courriels et de SMS dans Sirvoy, en utilisant notamment des variables de substitution et en configurant des envois automatiques.
Table des matières
Avec Sirvoy, créez des modèles de courriels et de messages texte (SMS), automatisez leur envoi et insérez dynamiquement les informations clients grâce à des variables de substitution.
Les modèles peuvent être envoyés automatiquement, comme pour les confirmations de réservation, les rappels d'arrivée ou les remerciements après le séjour. D'autres modèles peuvent être enregistrés pour un envoi manuel, comme des messages d'excuses ou concernant des objets trouvés.
Tous les modèles sont disponibles pour l'envoi manuel de courriels aux clients.
Créer un modèle de message
Pour créer un modèle :
- Allez dans Paramètres > Communications.
- Cliquez sur Nouveau modèle à côté de Modèles de courriels ou Modèles SMS.
- Nommez votre modèle, par exemple « Confirmation de réservation » ou « Rappel avant l'arrivée ».
- (Pour les courriels) Activez Inclure le pied de page pour ajouter le pied de page depuis Paramètres > Communications > Pied de page des courriels.
- Rédigez le message dans toutes les langues proposées.
- Cliquez sur Enregistrer.
Note : si vous copiez et collez du texte depuis un autre endroit, un formatage indésirable ou incorrect peut être transféré. Utilisez le bouton Effacer le formatage pour le supprimer, puis réappliquez le formatage souhaité avec l'éditeur de Sirvoy.
Automatiser l'envoi des messages
Les messages automatiques sont envoyés uniquement si la fonctionnalité est activée.
Pour l'activer :
- Allez dans Paramètres > Moteurs de réservation > Options générales.
- Activez Envoyer les courriels par défaut et/ou Envoyer les SMS par défaut.
Une fois les notifications automatiques activées, vous pouvez configurer des modèles pour un envoi automatique :
- Lors de la création ou modification d'un modèle, utilisez le menu déroulant Automatisé.
- Choisissez un déclencheur :
- Confirmation de réservation : envoyer dès qu'une réservation est effectuée.
- Annulation de réservation : envoyer immédiatement lorsqu'une réservation est annulée.
- Basé sur la date de réservation : envoyer un certain nombre de jours après la réservation.
- Basé sur l'arrivée : envoyer un certain nombre de jours avant ou après la date d'arrivée.
- Basé sur le départ : envoyer un certain nombre de jours avant ou après la date de départ.
Vous pouvez aussi personnaliser les automatisations selon la catégorie du type de chambre réservée pour le client. Utilisez le menu déroulant. Si la catégorie d'origine était pour appliquer le modèle à certaines catégories de chambres.
Note : Les confirmations de réservation et d'annulation ne sont pas envoyées pour les réservations sur des canaux comme Booking.com, Expedia, etc. Les clients les reçoivent directement du canal. Tous les autres messages automatiques sont envoyés pour toutes les réservations.
Personnalisez vos messages avec des variables de substitution
Les variables de substitution, comme %firstname%, vous permettent d'ajouter facilement des informations sur le client et la réservation à vos messages sans que vous ayez à les saisir manuellement.
Insérez-les dans votre modèle là où vous souhaitez que les informations personnalisées apparaissent. Lors de l'envoi, Sirvoy remplira automatiquement les informations pour chaque client.
Assurez-vous d'utiliser l'orthographe et la capitalisation exactes pour chaque variable de substitution afin qu'ils fonctionnent correctement.
Exemple de variables de substitution :
Dans votre modèle :
Cher %firstname% %lastname%,
Merci d'avoir choisi %propertyname%.
Ce que votre client voit :
Cher Carl Anderson,
Merci d'avoir choisi Hotel Imajiner.
Voir toutes les variables de substitution