Opret, automatiser og tilpas beskedskabeloner
Sådan opretter, tilpasser og automatiserer du e-mail- og SMS-skabeloner i Sirvoy, herunder brug af pladsholdere og opsætning af automatiske udsendelser.
Indholdsoversigt
Med Sirvoy kan du opsætte beskedskabeloner til e-mails og SMS’er, automatisere hvornår de sendes ud, og tilføje pladsholdere, så gæsteoplysninger indsættes dynamisk i beskeden.
Skabeloner kan sendes automatisk, f.eks. reservationsbekræftelser, indtjekningspåmindelser eller takke-beskeder efter opholdet. Andre kan opsættes og gemmes så de kan sendes manuelt i forbindelse med særlige situationer, såsom undskyldninger eller beskeder angående tabt og fundet.
Alle skabeloner kan vælges, når du manuelt sender e-mails til gæster.
Opret en beskedskabelon
Sådan opretter du en ny skabelon:
- Gå til Indstillinger > Kommunikation.
- Klik på Ny skabelon ud for enten Email-skabeloner eller SMS-skabeloner.
- Giv din skabelon et navn, f.eks. “Reservationsbekræftelse” eller “Påmindelse før ankomst.”
- (For e-mails) Slå Inkluder sidefod til for at inkludere sidefoden fra Indstillinger > Kommunikation > Email-sidefod.
- Skriv beskeden på alle de sprog, du har aktiveret.
- Klik på Gem.
Bemærk: Hvis du kopierer og indsætter tekst fra andre steder, kan uønsket eller forkert formatering følge med. Brug knappen Ryd formatering (Clear formatting) for at fjerne den og anvend derefter den ønskede formatering via Sirvoys editor.
Automatiser, hvornår beskeder afsendes
Automatiske beskeder sendes kun, hvis funktionen er aktiveret.
Sådan aktiverer du den:
- Gå til Indstillinger > Reservationsformularer > Generelle indstillinger.
- Slå Send e-mails som standard og/eller Send SMS som standard til.
Når automatiske notifikationer er aktiveret, kan du tilpasse skabeloner så de bliver sendt automatisk:
- Når du opretter eller redigerer en skabelon, skal du klikke på dropdown-menuen Automatisk.
- Vælg en af de tilgængelige udløsere:
- Reservationsbekræftelse — sendes så snart en ny reservation er foretaget.
- Annulleringsbekræftelse — sendes straks, når en reservation annulleres (aflyses).
- Baseret på reservationsdatoen — sendes et bestemt antal dage efter, at reservationen er foretaget.
- Baseret på indtjekning — sendes et bestemt antal dage før eller efter indtjekningsdatoen.
- Baseret på udtjekning — sendes et bestemt antal dage før eller efter udtjekningsdatoen.
Du kan også tilpasse automatiseringer baseret på den værelseskategori, som gæsten har booket. Brug dropdown-menuen Hvis den oprindelige kategori var for kun at anvende skabelonen på bestemte kategorier.
Bemærk: Reservations- og annulleringsbekræftelser sendes ikke for reservationer foretaget via kanaler som Booking.com, Expedia osv. — gæsterne modtager disse direkte fra kanalen. Men alle andre automatiske beskeder sendes for alle reservationer.
Gør dine beskeder mere personlige med pladsholdere
Pladsholdere, som f.eks. %firstname%, giver dig mulighed for at tilføje gæste- og reservationsoplysninger til dine beskeder uden at skulle skrive dem manuelt.
Indsæt pladsholdere i din skabelon, hvor du ønsker personaliserede oplysninger — når beskeden sendes, udfylder Sirvoy automatisk de pågældende detaljer for hver gæst.
Sørg for at bruge præcis den samme stavemåde og store/små bogstaver som vist for hver pladsholder, så de fungerer korrekt.
Eksempel på pladsholder:
I din skabelon:
Kære %firstname% %lastname%
Tak fordi du valgte %propertyname%.
Hvad gæsten ser:
Kære Carl Andersen, Tak fordi du valgte Hotel Imajiner.
Se alle pladsholdere