Met Sirvoy kun je berichtsjablonen instellen voor e-mails en sms’jes, automatiseren wanneer ze worden verzonden en placeholders gebruiken om gastgegevens automatisch in het bericht te plaatsen.

Sjablonen kunnen automatisch worden verzonden, zoals boekingsbevestigingen, incheck­herinneringen of bedankjes na het verblijf. Andere sjablonen kun je bewaren voor handmatig gebruik in specifieke situaties, bijvoorbeeld voor verontschuldigingen of gevonden-voorwerpenberichten.

Je kunt elk sjabloon kiezen bij het handmatig e-mailen van gasten.

Een berichtsjabloon maken

Om een nieuwe sjabloon te maken:

1. Ga naar Instellingen > Communicatie.
2. Klik op Nieuw sjabloon naast E-mailsjablonen of SMS-sjablonen.
3. Geef je sjabloon een naam, zoals 'Boekingsbevestiging' of 'Herinnering vóór aankomst'.
4. (Voor e-mails) Schakel de optie Voettekst opnemen in om de voettekst uit Instellingen > Communicatie > E-mail voettekst toe te voegen.
5. Schrijf het bericht in alle talen die je ondersteunt.
6. Klik op Opslaan.

Automatiseren wanneer berichten worden verzonden

Automatische berichten worden alleen verzonden als deze functie is ingeschakeld.

Zo schakel je het in:

1. Ga naar Instellingen > Booking engines > Algemene opties.
2. Zet Standaard e-mails verzenden en/of Standaard SMS verzenden aan.

Zodra automatische meldingen zijn ingeschakeld, kun je sjablonen instellen om automatisch te verzenden:

1. Wanneer je een sjabloon maakt of bewerkt, gebruik je het keuzemenu Automatisch.
2. Kies een van de beschikbare opties:
   • Boekingsbevestiging - Wordt direct verzonden zodra een nieuwe boeking is gemaakt.
   • Boekingsannulering - Wordt direct verzonden zodra een boeking is geannuleerd.
   • Op basis van boekingsdatum - Wordt een bepaald aantal dagen nadat de boeking is gemaakt verzonden.
   • Op basis van inchecken - Wordt een bepaald aantal dagen vóór of na de incheckdatum verzonden.
   • Op basis van uitchecken - Wordt een bepaald aantal dagen vóór of na de uitcheckdatum verzonden.

Je kunt de automatiseringen ook aanpassen op basis van de kamercategorie waarin de gast heeft geboekt. Gebruik het dropdown-menu voor Als de geboekte categorie overeenkomt om het sjabloon alleen toe te passen op bepaalde kamercategorieën.

Personaliseer je berichten met placeholders

Met placeholders, zoals %firstname%, voeg je eenvoudig gast- en boekingsdetails toe zonder deze handmatig in te voeren.

Plaats de placeholders in je sjabloon waar je gepersonaliseerde informatie wilt. Sirvoy vult deze automatisch in met de juiste gegevens voor elke gast.

Gebruik altijd de exacte spelling en hoofdletters zoals aangegeven, zodat de placeholders correct werken.